Wann starte ich mit dem schreiben meines Franchisehandbuchs?

Franchisehandbuch: So erstellen Sie Ihr Handbuch richtig

Einleitung: Warum ein Franchisehandbuch wichtig ist

Viele angehende Franchisegeber denken, dass ihr Franchisehandbuch bereits beim Start fertig sein muss. Das ist jedoch nicht zwingend notwendig. Dennoch erfüllt das Handbuch mehrere wichtige Funktionen. Es bündelt das gesamte Know-how des Franchisegebers, sodass Franchisepartner und deren Mitarbeiter klare Anleitungen erhalten.

In einem Handbuch stehen zum Beispiel:

Wie Franchisepartner Kunden gewinnen, bedienen und binden
Welche Produkte oder Dienstleistungen angeboten werden
Gestaltungsvorgaben für Standorte innen und außen
Liefer-, Bestell- und Lagerprozesse
Durchführung von Dienstleistungen
Erfolgreiche Marketingmaßnahmen (lokal, PR, Online)

Kurz gesagt: Das Franchisehandbuch vermittelt alles, was ein Partner wissen muss, um das Geschäftsmodell erfolgreich umzusetzen. Gleichzeitig sorgt es dafür, dass Standards und Richtlinien aus dem Pilotbetrieb genau eingehalten werden.

Außerdem schreibt die Europäische Gruppenfreistellungsverordnung vor, dass Franchisegeber ihr Know-how den Partnern zur Verfügung stellen müssen.

Franchisehandbuch zum Start: Wann ist der richtige Zeitpunkt?

Sie können Ihr Know-how zunächst in einer Ordnerstruktur auf Dropbox oder einem anderen System bereitstellen. Allerdings kann dies ab etwa 40 Franchisepartnern unübersichtlich werden, da unterschiedliche Versionen von Formularen und Checklisten existieren. Erfahrungsgemäß rufen Partner dann häufig in der Systemzentrale an, um Antworten zu erhalten.

Ein professionelles Franchisehandbuch bietet von Anfang an Vorteile:

Es hilft Ihnen, Ihr Franchise-Konzept klar zu strukturieren
Sie planen alle relevanten Prozesse systematisch
Experten wie die FranchiseMacher unterstützen bei Gebührenstruktur, Partnerkommunikation und Support
Vorvertragliche Aufklärung zukünftiger Partner wird erleichtert

Mit einem Online-Handbuch-Tool können Sie zudem Videos und Fotos einfügen. Ein Kapitel zu „Kundenbedienung / Prozesse im Partnerbetrieb“ kann beispielsweise komplett mit Videos hinterlegt werden. Das spart Schreibarbeit, vermittelt Inhalte anschaulich und transportiert Kultur und Werte Ihres Unternehmens.

Ein weiterer Vorteil: Sobald die Inhalte Ihres Handbuchs feststehen, kann Ihr Franchiseanwalt den Franchisevertrag auf dieser Grundlage erstellen – kostengünstiger als umgekehrt.

Das Franchisehandbuch mittendrin: ab ca. 40 Partnern

Sobald Ihr Netzwerk wächst, sollten Sie die Aktualisierung und Strukturierung Ihrer Dokumente priorisieren. Sie kennen nun die Fragen Ihrer Partner, wissen, welche Dokumente oft nachgefragt werden, und können Prozessbeschreibungen gezielt detaillieren.

Mit einem Online-Video-Kurs erstellen Sie Ihr Handbuch Schritt für Schritt
Alternativ beauftragen Sie Profis, z.B. FranchiseMacher, um die Inhalte professionell aufzubereiten
Spiegeln Sie Ihre Dropbox, aber geben Sie den Partnern nur eine aufgeräumte Version mit relevanten Inhalten
Bei wichtigen Updates informieren Sie Ihre Partner per E-Mail, idealerweise mit Lesebestätigung

Sie können zudem Schulungs- und Prozessvideos über YouTube oder Vimeo bereitstellen, um die Inhalte anschaulich zu vermitteln.

Vorteile eines Online-Franchisehandbuchs von Beginn an

Ein Online-Handbuch bietet zahlreiche Vorteile:

Ihr gesamtes Know-how ist zentral zusammengefasst
Hilfreiche Menüstruktur erleichtert Orientierung
Alle franchiserelevanten Aspekte (Gebühren, Partner-Support, Schulung) sind durchdacht
Grundlage für Franchisevertrag erstellt
Bessere Vorstellung zukünftiger Partner
Erfolgsfaktoren (Kundengewinnung, Kundenbindung, Service) detailliert beschrieben
Außenauftritt Ihrer Marke in Bild- und Farbsprache definiert
Partner und Mitarbeiter freigeschaltet
Downloadcenter für aktuelle Formulare, Checklisten und Leitfäden
Sicherheit bei Expansionsplänen
Jederzeitige Updates, Hinzufügen von Videos, Fotos und Benutzern