Wann Sie am besten mit dem Schreiben Ihres Franchisehandbuchs starten (mit VIDEO)

Für mich war eigentlich immer klar, dass ein (zukünftiger) Franchisegeber sein Handbuch zum Start seines Franchiseunternehmens fertiggestellt haben muss. Muss er aber gar nicht. Lassen Sie mich kurz erläutern, warum ein Franchisegeber eigentlich ein Franchisehandbuch braucht und daraus ableiten, wann der „richtige“ Handbuch-Zeitpunkt ist:

Warum schreibt man ein Franchisehandbuch?

In einem Handbuch bündelt ein Franchisegeber sein komplettes Know-How. Der Leser, also Franchisepartner* und seine Mitarbeiter, wird durch eine hilfreiche Menüstruktur und in der Regel folgende Themen geführt:

wie ein Franchiseunternehmer Kunden gewinnt, sie bedient und bindet,
welche Produkte / Dienstleistungen angeboten werden,
wie ein Standort eines Franchisepartners innen und außen auszusehen hat,
alles über Liefer-, Bestell- und Lagerprozesse,
die saubere Durchführung von Dienstleistungen,
welche Maßnahmen im lokalen Marketing, in PR und Online Marketing nachweisbar erfolgreich sind,

und vieles mehr.

Kurz – alles was ein Unternehmer an einem anderen Standort wissen muß, um dort erfolgreich genau dieses Geschäftsmodell aufzubauen. Ein Franchisegeber will mit einem gut geführten Handbuch sicherstellen, dass seine Standards und Richtlinien genau so wie in seinem Pilotbetrieb multipliziert werden. Damit baut er Bekanntheit auf und stärkt seine Marke.

Aber es gibt auch rechtliche Rahmenbedingungen die ihn dazu verpflichten sein Know-How seinen Franchisepartnern zur Verfügung zu stellen. Zur Bereitstellung und Vermittlung seine Know-Hows ist er laut Europäischer Gruppenfreistellungsverordnung verpflichtet.

Das Franchisehandbuch zum Start

Es ist also durchaus sinnvoll, sein Know-How zum Start seines Franchisesystems in einem Handbuch zu bündeln. Sie können ihren ersten Franchisepartnern auch Zugriff auf eine Ordnerstruktur in Ihrer Dropbox geben, oder mit welchem Ordnersystem Sie auch bisher gearbeitet haben. Entscheiden sich unsere Franchisegeber-Kunden für die Freischaltung ihrer Dropbox, hat der Franchisepartner unter Umständen Zugriff auf alle möglichen Versionen von Formularen, Checklisten, Musterverträgen und die Qual der Wahl. Erfahrungsgemäß wird es bei ca. 40 Franchisepartnern so unübersichtlich, dass die Partner (verständlicherweise) den leichtesten Weg gehen und einfach in der Systemzentrale anrufen, um ihre Frage kompetent beantwortet zu bekommen.

Ein Franchisehandbuch von Anfang an zu implementieren hat einen großen Vorteil: Sie können anhand der Menüstruktur Ihr komplettes Franchisegebilde durchdenken und alle franchiserelevanten Aspekte vom Start an richtig planen. Franchiseprofis wie die FranchiseMacher unterstützen Sie dabei. Sie erhalten wichtige Hinweise z.Bsp. zu Ihrer Gebührenstruktur, zu Ihrer Partnerkommunikation und zum Support Ihrer Franchisepartner. Und das alles als Vorarbeit für die vorvertragliche Aufklärung Ihrer zukünftigen Franchisepartner. Es lohnt sich also durchaus, Experten für die Systemkonzeption an Bord zu holen.

Ein Online-Handbuch-Tool hat den großen Vorteil, dass Sie Videos und Fotos an den passenden Stellen einfügen können. Nichts ist einprägsamer und hilfreicher als ein Video zu einer Prozessbeschreibung. Mein Traum ist ein Franchisehandbuch, in dem das Kapitel „Kundenbedienung / Prozesse in Ihrem Partnerbetrieb“ ausschließlich mit Videos hinterlegt ist. Überlegen Sie mal wieviel Arbeit Sie sich sparen. Kein Schreiben von ellenlangen Texten und Downloads von PDF-Dokumenten über 8-10 Seiten. Und der Betrachter der Videos kann auch gleich über die Machart, die Texte, die Personen Rückschlüsse auf Ihre Kultur und Ihre Werte ziehen, etwas das Sie in Textform sowieso nur sehr schwer kommunizieren können.

Und noch ein wichtiger Vorteil: Haben Sie erst einmal die Inhalte Ihres Franchisehandbuchs erarbeitet, kann Ihr Franchiseanwalt auf dieser Grundlage den Franchisevertrag erstellen. Das kostet Sie deutlich weniger Geld als wenn Sie erst den Vertrag erstellen lassen und sich gemeinsam mit Ihrem Anwalt den Kopf über Ihre Systemstruktur zerbrechen.

Das Franchisehandbuch mittendrin (ab ca. 40 Partnern)

Irgendwann ist also der Zeitpunkt gekommen, an dem Sie sich der Aktualisierung und Sortierung Ihrer Dateien und Ihres Know-Hows widmen müssen. Der Vorteil – Sie haben nun schon viel Erfahrung in der Kommunikation mit Ihren Franchisepartnern gesammelt und wissen ziemlich genau, welche Dokumente immer wieder nachgefragt werden, welche Prozesse eine genaue Beschreibung benötigen und wie weit Sie bei Ihren Prozessbeschreibungen ins Detail gehen müssen.

Fangen Sie an! Mit der Unterstützung eines Online-Video-Kurses, mit dem Sie Ihr Online-Handbuch selbst erstellen können, werden Sie durch alle Punkte einer Menüstruktur professionell geführt. Bei Bedarf erwerben Sie ein oder zwei Videosessions mit erfahrenen Handbuch- und Franchiseprofis und bekommen hilfreiche Antworten auf Ihre Fragen. Das Ganze ist natürlich nur sinnvoll, wenn Sie ein Online-Handbuch-Tool dazu erwerben. Sobald Sie den Kurs gekauft und uns Ihr Logo zur Verfügung gestellt haben, stellen wir Ihnen Ihr Handbuch-Tool in Ihrem Corporate Design zur Verfügung … und schon geht es los. Der Kurs ist ab dem 10.10.2018 unter handbuch-online.com am Start.

Sie möchten sich lieber auf die Aktualisierung Ihrer Dokumente und die Überarbeitung Ihrer Prozesse konzentrieren. Dann geben Sie die Erstellung Ihres Handbuchs an einen Profi, z.B. franchisemacher.de

Oder Sie spiegeln Ihre Dropbox und stellen Ihren Franchisepartnern eine aufgeräumte Version mit relevanten Inhalten zur Verfügung. Denken Sie daran, dass Sie bei wichtigen Aktualisierungen eine Email an alle Franchisepartner versenden und auf die Neuheiten aufmerksam machen. Am besten mit „Lesebestätigung“, die Sie auch irgendwo speichern sollten (Nachweispflicht!).

Das Franchisehandbuch nie

Sorgen Sie regelmäßig für die Aktualität Ihrer Know-How-Dokumentation und informieren Sie Ihre Franchisepartner in Form von Emails oder Newslettern regelmäßig über Neuerungen. Für den Fall der Fälle wäre es sinnvoll, dass Sie auf Öffnungsstatistiken oder Lesebestätigungen zurückgreifen können.

Sie können natürlich auch einen YouTube- oder vimeo-Kanal für Schulungs- und Prozessvideos einrichten und in den entsprechenden Dokumenten Ihrer Dropbox darauf verweisen. Es bleiben trotzdem zwei unterschiedliche Tools und Zugänge.

Vorteile eines Online-Franchisehandbuchs zur Know-How-Sammlung von Beginn an

Sie haben…

Ihr gesamtes, zum aktuellen Zeitpunkt vorhandenes Know-How, in einem Online-Tool zusammegefasst,
eine hilfreiche Menüstruktur,
wichtige Franchisepunkte Ihres Systems durchdacht und beschrieben (z.B. Gebührenstruktur, Franchisepartner-Support, Schulungsinhalte…),
eine Grundlage für die Erstellung Ihres Franchisevertrages erarbeitet,
noch mehr Gewissheit darüber wer Ihre zukünftigen Franchisepartner sein könnten,
Ihre wichtigsten Erfolgsfaktoren -Kundengewinnung, Kundenbedienung, Kundenbindung- detailliert durchdacht und ausformuliert,
den Außenauftritt Ihrer Marke in Bild- und Farbsprache festgelegt,
Ihre Franchisepartner und Mitarbeiter Ihrer Systemzentrale als Benutzer freigeschaltet,
Ein Downloadcenter, in dem Sie alle Formular, Checklisten, Leitfäden in ihrer aktuellen Version ablegen,
Sicherheit bezüglich Ihrer anstehenden Expansionspläne,
Die Möglichkeit jederzeit Ihr Handbuch zu aktualisieren, Video und Fotos einzufügen und Benutzer hinzuzufügen