Franchisehandbuch aktuell halten
Franchisehandbuch aktuell halten – So bleibt Ihr Handbuch lebendig
Oft werde ich gefragt, wie ein Franchisegeber sein Franchisehandbuch aktuell halten kann. Schließlich hat man viel Zeit und Energie in die Erstellung gesteckt. Doch ein Handbuch bringt nur dann Nutzen, wenn alle Beteiligten regelmäßig darin lesen, darin suchen und damit arbeiten. Also: Wie geht das am besten?
1. Hauptansprechpartner für Aktualität benennen
Für den Erfolg Ihres Franchisehandbuchs ist es wichtig, dass Sie einen Hauptansprechpartner in der Franchisezentrale bestimmen. Dieser Ansprechpartner bekommt alle wichtigen Prozessänderungen und handbuchrelevanten Themen mit. Außerdem klärt er Details mit der Fachabteilung und pflegt neue Dokumente, Vorlagen, Bilder und Videos an der richtigen Stelle im Handbuch ein.
2. Fokus auf erfolgsrelevante Faktoren
Ihre Menüstruktur sollte sich auf die erfolgsrelevanten Geschäftsprozesse konzentrieren. Das sind alle Abläufe, die Ihren Franchisepartnern helfen, im Tagesgeschäft erfolgreich zu sein. Optimieren Sie diese Prozesse regelmäßig und passen Sie sie an neue Trends an. Außerdem sollten Sie Ihre Franchisepartner mit einbinden, denn sie erleben das Geschäft täglich und wissen genau, was funktioniert oder noch verbessert werden muss.
3. Videos für mehr Lebendigkeit
Ein Handbuch wirkt besonders lebendig, wenn Sie Videos integrieren. Mit unserem empfohlenen Online-Tool https://elopage.com/s/einfach-franchise/online-handbuch-tool können Sie PDFs, Word-, Excel-Dateien und Bilder einbinden. Ebenso lassen sich Videos einfügen und Inhalte im Intranet, in QM-Handbüchern oder sogar in der Kassensoftware integrieren.
Wenn Sie zu jedem wichtigen Prozess ein kurzes 30- bis 60-Sekunden-Video bereitstellen, ist das ideal. Die Videos müssen nicht professionell sein; ein einfaches Handyvideo reicht schon. Besonders gut eignen sich Videos etwa für das Reinigen von Geräten, die richtige Verwendung von Arbeitsmitteln, den Umgang mit Kunden und Tagesabläufe. Wenn Sie diese Video-Handbuchinhalte auch für Mitarbeiter Ihrer Partner freischalten, sparen Ihre Franchisepartner viel Zeit und Geld bei der Einarbeitung.
4. Verknüpfung mit anderen Tools und Kommunikation
Haben Sie Ihr Handbuch online verfügbar, ist der nächste Schritt ein interner Newsletter sinnvoll. Vielleicht versenden Sie ja schon regelmäßig einen Newsletter an Ihre Partner. Weisen Sie darin auf neue Handbuchinhalte hin und erklären Sie deren Bedeutung. Außerdem sollten Sie so oft wie möglich in anderen internen Plattformen und im Intranet auf das Handbuch verlinken. Diese Vernetzung sorgt dafür, dass das Franchisehandbuch lebendig bleibt.
Unser Online-Handbuch-Tool ermöglicht außerdem, automatisiert E-Mails bei größeren Änderungen an Nutzergruppen zu senden. Zudem lassen sich Lesebestätigungen erfassen, damit Sie wissen, wer die Änderungen wahrgenommen hat.
5. Rankings für Ansporn und Kontrolle
Als Franchisegeber ist es wichtig, die Erfolgskennzahlen Ihrer Partner digital zu erfassen. Diese Zahlen sind nicht nur für die Gebührenberechnung wichtig, sondern auch zur Steuerung Ihres Netzwerks. Fördern Sie einen gesunden Wettbewerb, indem Sie diese Zahlen in Form von Rankings anonymisiert oder offen in Ihrem Intranet veröffentlichen. Verlinken Sie dabei direkt auf passende Kapitel Ihres Franchisehandbuchs. So können Partner sofort nachlesen, welche Prozesse sie optimieren sollten.
