Oft werde ich gefragt, wie ein Franchisegeber sein Franchise-Handbuch quasi “am Leben” hält. Schließlich hat man viel Zeit und Energie in die Erstellung des Handbuchs gesteckt. Und letztendlich macht so ein Handbuch auch nur Sinn, wenn alle Beteiligten regelmäßig darin Inhalte suchen, darin lesen und damit arbeiten. Also wie anstellen?

  1.  Hauptansprechpartner - Aktualität

Für den Erfolg Ihres Franchise-Handbuchs ist es essentiell, dass Sie einen Hauptansprechpartner in der Franchisezentrale benennen. Dieser Hauptansprechpartner oder Ansprechpartnerin wird bei wichtigen Prozessänderungen und handbuchrelevanten Themen grundsätzlich in Kenntnis gesetzt. Er oder sie klärt Einzelheiten mit der Fachabteilung und pflegt die Neuigkeiten mit Hilfe von Dokumenten, Mustervorlagen, PDF-Dateien, Bildern und/oder Videos an die richtige Stelle im Handbuch ein. 

  1. Erfolgsrelevante Faktoren

Fokussieren Sie sich bei Ihrer Menüstruktur im Handbuch auf die erfolgsrelevanten Geschäftsprozesse Ihres Businesskonzeptes. Damit sind alle Prozesse gemeint, die Ihren Franchisepartnern bei korrekter Umsetzung helfen, im Tagesgeschäft erfolgreich zu werden (zu sein). Optimieren Sie diese Prozesse immer wieder, passen Sie diese an aktuelle Trends an und beziehen Sie Ihre Franchisepartner mit ein. Ihre Partner sind jeden Tag im Business. Sie wissen genau was gut funktioniert und was dringend verbessert werden sollte.

  1. Videos

Wirklich lebendig lassen sich vor allem Online-Handbücher gestalten. In dem von uns bei unserer Franchise-Beratung eingesetzten Tool https://elopage.com/s/einfach-franchise/online-handbuch-tool können Sie 

  • PDF Dokumente, Word, Excel und viele andere Dateiformate  zum Download bereit stellen
  • Bilder integrieren
  • Texte formatieren und
  • in QM-Handbücher, Ihr Intranet, Ihr Kassensoftware verlinken
  • Videos integrieren

Wenn Sie zu jedem Ihrer erfolgsrelevanten Prozesse ein kurzes 30-60sec langes Video bereitstellen - perfekt. Ihre Videos müssen keinen Profiansprüchen genügen. Es reicht ein Handyvideo. Aber der benannte Prozess sollte detailliert dargestellt sein. Nicht nur in der Gastronomie bietet es sich an 

  • das Reinigen von Geräten
  • die korrekte Benutzung von Arbeitsmitteln
  • den Umgang mit dem Kunden
  • Tagesvorbereitungen- und Abschlüsse

in Videoform zur Verfügung zu stellen. Wenn Sie diese Handbuch-Menüpunkte auch noch den Mitarbeitern Ihrer Franchisepartner freischalten, dann können Ihre Franchisepartner viel Zeit und Geld bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter sparen. 

  1. Verknüpfung mit anderen Tools (Newsletter)

Haben Sie alles online verfügbar, ist es nur noch ein nächster Schritt  zu einem internen Newsletter. Vielleicht versenden Sie ja schon einen Newsletter regelmäßig an Ihre Franchisepartner. Weisen Sie auf neue Inhalte im Handbuch und deren Wichtigkeit hin. Oder verlinken Sie aus der Startseite Ihres Intranets in Ihr Handbuch. Verlinken Sie überhaupt so oft es geht in Ihr Franchise-Handbuch. Sämtliche Online-Kommunikation in Ihrem Netzwerk kann dazu beitragen, Ihr Franchise-Handbuch lebendig zu halten.

Unser Online-Handbuch-Tool bietet Ihnen die Möglichkeit bei größeren Änderungen eine automatisierte Email an verschiedene Benutzergruppen zu versenden und “Lesebestätigungen” Ihrer Nutzer abzuspeichern. https://elopage.com/s/einfach-franchise/online-handbuch-tool

  1. Rankings

Für einen Franchisegeber ist es wichtig, dass er die Erfolgskennziffern seiner Franchisepartner “einsammelt” (am besten digital). Nicht nur zur Berechnung von Gebühren, auch zur Steuerung seines Franchisesystems ist er auf diese Zahlen angewiesen. Pflegen Sie einen gesunden Wettbewerb in Ihrem Netzwerk und spielen Sie diese Zahlen in Ihr Franchise-Netzwerk zurück. Nichts spornt mehr an als die Sichtbarkeit “der anderen” in den erfolgsrelevantesten Kennzahlen Ihres Systems. Anonymisiert oder offen für alle - veröffentlichen Sie Ihre Rankings und Bestenlisten in Ihrem Intranet und verlinken Sie zu hilfreichen Kapiteln in Ihr Franchise-Handbuch. So kann Ihr Franchisepartner gleich nachlesen, welche Prozesse er oder sie noch optimieren kann.


Der Nutzen unseres Online-Handbuchs für Unternehmer (1:57min) 

Drei Überlegungen, bevor Sie mit dem Schreiben Ihres Franchise-Handbuchs starten


5 points on how to make your franchise manual come vibrant

I am often asked how a franchisor keeps his franchise manual "vibrant". After all, a lot of time and energy was invested in the creation of the manual. And finally, such a manual only makes sense if everyone involved regularly searches for content in it, reads it and works with it. So how to do it?

  1. Main contact person - topicality

For the success of your franchise manual it is essential that you name a main contact person in the franchise center. This main contact person will always be informed of important process changes and manual-relevant topics. He or she clarifies details with the specialist department and updates the news with the help of documents, sample templates, PDF files, pictures and/or videos to the correct place in the manual.

  1. Factors relevant to success

Focus your menu structure in the manual on the business processes relevant to the success of your business concept. This refers to all processes that help your franchise partners to become (be) successful in day-to-day business if they are implemented correctly. Optimize these processes again and again, adapt them to current trends and involve your franchise partners. Your partners are in business every day. They know exactly what works well and what urgently needs to be improved.

  1. Videos

Above all, online manuals can be designed to be really lively. In the tool used by us at our franchise consulting https://elopage.com/s/einfach-franchise/online-handbuch-tool you can 

  • Make PDF documents, Word, Excel and many other file formats available for download.
  • Integrate images
  • Format texts and
  • link in QM manuals, your intranet, your cash register software
  • Integrate videos

If you integrate a short 30-60sec long video for each of your success-relevant processes - perfect. Your videos do not have to meet professional requirements. One mobile video is enough. But the named process should be presented in detail. It's not only in the gastronomy that it offers itself 

  • the cleaning of equipment
  • the correct use of work equipment
  • dealing with the customer
  • Day preparations and closings

in video form. If you also activate these manual menu items for the employees of your franchise partners, they can save a lot of time and money when training new employees. 

  1. linking with other tools (newsletter)

If you have everything available online, it is only the next step to an internal newsletter. Maybe you already send a newsletter regularly to your franchise partners. Point out new contents in the manual and their importance. Or link from the start page of your intranet to your manual. Link to your franchise manual as often as possible. All online communication in your network can help keep your franchise manual alive.

Our online manual tool allows you to send an automated email to different user groups in case of major changes and to save "read confirmations" of your users. https://elopage.com/s/einfach-franchise/online-handbuch-tool

  1. Rankings

For a franchisor, it is important that he "collects" the success figures of his franchise partners (preferably digitally). Not only to calculate fees, but also to control his franchise system, he is dependent on these figures. Maintain healthy competition in your network and play these numbers back into your franchise network. Nothing motivates more than the visibility of "the other" in the most relevant key figures of your system. Anonymous or open to all - publish your rankings and leaderboards on your intranet and link to helpful chapters in your franchise manual. So your franchise partner can immediately read which processes he or she can still optimize.