Die 7 wichtigsten Punkte für ein wirkungsvolles Partnermanagement vor Ort

Vor-Ort-Besuche bei Franchisepartnern sind doch Zeitverschwendung! Im Digitalisierungszeitalter hören wir das häufig. Trotzdem bleibt der persönliche Kontakt zwischen Franchisegeber und Franchisepartner ein wichtiger Baustein in einer gelungenen Beziehung. In jungen Franchisesystemen obliegt diese Aufgabe in der Regel dem Inhaber und Gründer selbst. In reiferen Systemen übernehmen meistens angestellte Partnermanager, Franchisepartner-Betreuer, Field Manager, Operations Manager … diese wichtige Aufgabe.

Stellen Sie sich vor: Sie stellen einen gut ausgebildeten Mitarbeiter ein. Er soll Ihre Franchisepartner regelmäßig vor Ort besuchen. Sie glauben, dies fördert die erfolgreiche Entwicklung Ihres Franchisesystems. Sie geben dem Mitarbeiter einen Firmenwagen, ein Smartphone, ein Tablet und alles was er braucht, um möglichst effizient zu arbeiten… und dann ist ihm nicht klar, was er mit dem Franchisepartner vor Ort besprechen soll: Seine Kundenliste? Die Geschäftsentwicklung der letzten Monate? Die Einführung eines neuen Tools? Das Die-Gebühren-sind-zu-hoch-Klagelied sich anhören? Die Personalsituation analysieren? Einfach mal wieder eine Store-Check-Liste ausfüllen? Oder noch besser: Ihr neuer Mitarbeiter spult den Termin bei Ihrem Franchisepartner schnell runter und nutzt die frei werdende Zeit endlich mal dafür, in Ruhe einen Latte Macchiato zu trinken? Ist Ihnen eigentlich klar, was Ihr Partnermanager tun und was er lassen soll?

1. Vorbereitung

Im allerbesten Fall haben Sie einen Coaching-Auftrag vom zu besuchenden Franchisepartner.
Melden Sie Ihren Besuch an und legen Sie gemeinsam die Agenda für den Partnerbesuch fest. Welche Punkte sind Ihnen wichtig, welche dem Partner?
Sprechen Sie Ihr Zeitfenster ab.
Wo treffen Sie sich?

2. Der erste Eindruck

Bereiten Sie sich auch mental auf den Besuch bei Ihrem Franchisepartner vor.
Seien Sie freundlich. Lächeln Sie.
Üben Sie nicht gleich Kritik (das gilt auch für den Franchisepartner).
Nutzen Sie die ersten Minuten, um einen „Rapport“ aufzubauen. Die schmutzigen Ecken, Mitarbeiter in Freizeitkleidung, nicht CI-entsprechende Flyer … können warten.

3. Erwartungshaltungen und Ziele abstimmen

Was erwarten beide Seiten von dem Besuch?
Was wollen Sie unbedingt geklärt haben?
Was wäre Ihr minimales Besuchsergebnis, mit dem Sie zufrieden wären?

Die Punkte 1. – 3. sind überaus wichtig für ein gutes Ergebnis Ihres Partnerbesuches! Vorbereitung ist alles!

4. Zum Wesentlichen kommen

Arbeiten Sie die gemeinsam festgelegten Agendapunkte ab.
Wir starten mit den (vermeintlich) schwierigen Themen.
Immer positiv enden!!!

5. Zusammenfassung

Was wurde besprochen?
Was wurde vereinbart?
Was wurde erreicht?
Fassen Sie die wichtigsten Ergebnisse am Ende noch einmal zusammen. Nicht nur zum besseren Verständnis, auch zur Zufriedenheit auf beiden Seiten.

6. Positiver Abschluß

Versuchen Sie mit einer guten Stimmung zu enden.
Damit legen Sie den Grundstein für Ihren nächsten Besuch.
Beenden Sie aktiv den Besuch (halten Sie sich an die vereinbarten Zeiten)!

7. Schriftliche Festlegungen

Halten Sie alles Besprochene schriftlich fest.
Lassen Sie die Ergebnisse Ihres Partnerbesuches allen Beteiligten und Verantwortlichen zukommen.
Legen Sie Ihr „Protokoll“ elektronisch oder offline in dem entsprechenden Partner-Ordner ab.

Tipp:

Erstellen Sie das Ergebnisprotokoll am besten gemeinsam.
Versuchen sie die Rollen zu tauschen.
In schwierigen persönlichen Konflikten sollten neutrale Dritte mit einbezogen werden.
Klare Erwartungshaltung und Zielsetzung einfordern.
Halten Sie regelmäßig Kontakt.
Schriftliches Follow-Up erstellen.
Immer in der Zeit bleiben.