Die Frage nach einer geeigneten Software, die das Management des Franchisenetzwerks beim Aufbau und der Entwicklung sinnvoll unterstützt, stellt sich häufig bereits bei den ersten Überlegungen ein Franchisesystem zu starten. Googelt man dann „Franchise-Software“ finden sich mehr als genug Treffer für spezielle Franchise-Software. Aber vielleicht gibt es ja Software-Lösungen, die ähnliches leisten wie eine Franchise-Software, sich aber nicht so nennen? Macht vielleicht sogar die Entwicklung einer eigenen Software als Alternative Sinn? Was muss man bei der Auswahl beachten? Welche Software-Lösung passt am besten zum eigenen Franchisesystem?

Unser Tipp: Nehmen Sie sich die Zeit, die eigenen Bedürfnisse in einem Anforderungskatalog im Vorfeld schriftlich auszuformulieren, um im Anschluss auf dieser Grundlage die einzelnen Software-Lösungen bestmöglich bewerten zu können.

1. Am Point-of-Sale (POS)

Kein Franchisesystem startet ohne Software: Im Pilotbetrieb ist häufig seit vielen Jahren bereits eine Software am Point of Sale (POS-Software) im Einsatz, die die Bedienung des Kunden und die Abrechnung mit den Kunden ermöglicht. Traditionell werden POS-Softwaresysteme oft Kassensysteme genannt, die inzwischen aber tatsächlich weit mehr können, als „nur“ Geld einzunehmen und dem Kunden einen Beleg auszudrucken. Häufig gibt es bereits seit langem bewährte Branchenlösungen. Auch der Gesetzgeber hat klare Anforderungen an die POS-Software formuliert, die v. a. darauf abzielen, dass alle Umsätze korrekt verbucht werden: Dies ist die wichtigste Voraussetzung zur korrekten Berechnung der Steuern.

Übrigens:  In diesem Punkt verfolgt der Franchisegeber die gleichen Interessen wie das Finanzamt. Auch er möchte, dass alle Umsätze über die Kasse ordentlich verbucht werden, um seine Franchisegebühren vollständig in Rechnung stellen zu können.

2. Das Verhältnis von POS- und Franchise-Software

Die POS-Software ist für die Franchisepartner die Software schlechthin. Sie funktioniert wie eine Lebensader des lokalen Geschäftsbetriebs. Ohne sie geht nichts. Sie wird immer und ständig genutzt. Andere Software-Lösungen müssen i. d. R. beim Nutzer um so viel Aufmerksamkeit und Nutzungsgrad häufig geradezu kämpfen. Die Erfahrung hat gezeigt, dass eine Software nur dann gut ist und stetig besser werden kann, wenn sie ständig und gern genutzt und somit optimal mit Daten gepflegt wird.

Für die Mitarbeiter in Ihrer Franchisezentrale ist die Franchise-Software das wichtigste Software-Tool schlechthin. Für die meisten Bereiche ist die eingesetzte Franchise-Software auf die Daten angewiesen, die sie von der POS-Software aus den jeweiligen Partnerbetrieben bekommt. Nur so kann die Franchise-Software aussagekräftige Betriebsvergleiche erstellen. Diese wertvollen Kennzahlen und Erfahrungswerte geben dem Franchisepartner bei der Steuerung seines Geschäfts vor Ort eine wichtige Orientierung. Aber: Um dies zu erreichen, muss die Franchise-Software so gestaltet sein, dass der Franchisepartner genauso gerne, selbstverständlich und v. a. täglich damit arbeitet wie mit seiner POS-Software.

Vor Einführung einer Franchise-Software ist deshalb zunächst folgende wichtige Frage zu beantworten: Ist es möglich, die vorhandene POS-Software um bestimmte Funktionalitäten zu ergänzen und erfüllt sie damit bereits einen Teil der Anforderungen an eine Franchise-Software?

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3. Die vorhandene Software-Landschaft

In aller Regel besteht die vorhandene Software-Landschaft zum Zeitpunkt des Systemaufbaus nicht nur aus der POS-Software, sondern häufig werden auch eine oder mehrere der folgenden Softwarelösungen bereits praktisch innerhalb eines Franchisesystems genutzt:

• Dateimanagement: box.com, dropbox, OneDrive
• Eigenorganisation und Projektmanagement: One note, trello
• Netzwerk-Kommunikation: Facebook oder xing-Gruppe, what´s app
• Customer Relationship Management (Kontaktdatenbank mit Kalender-Funktion, CRM-Software): Outlook, sugarcrm, Act
• Terminabstimmungen: doodle
• Vertragsgebiete definieren und managen: Online-Gebietsmanager von den FranchiseMachern
• Schulungsvideos: youtube-Kanal
• Kosten- und Ertragsanalysen: Tools vom Steuerberater, z. B. „felix1“ von ETL
• Webbasiertes Franchise-Handbuch von den FranchiseMachern
• PDF-Dokumente mit Vorlagen für Visitenkarten, Geschäftspapier und Marketingmaterial inkl. integrierter Bestellmöglichkeit bei einer Druckerei (Webshop)

Macht es Sinn, einige dieser Tools auch weiter zu benutzen? Ja, es geht gar nicht anders. Für einen Franchisegeber geht es jetzt darum, die eingesetzten Tools sinnvoll zu begrenzen, sie möglichst optimal aufeinander abzustimmen und sie dennoch einfach in der Handhabung zu machen. Ziel ist es, eine vollständig integrierte Lösung zu entwickeln, die es allen beteiligten Nutzern – Franchisezentrale und Franchisepartnern – so einfach wie möglich macht.

4. Freie oder proprietäre Software als Basis?

Wer sich für eine proprietäre POS- oder Franchise-Software entscheidet, entscheidet sich meistens für einen Anbieter, der im Besitz des Quellcodes ist (und ihn auch nicht hergibt). Das bedeutet, eine monatliche Lizenzgebühr für jeden Nutzer oder jeden Standort wird fällig und individuelle Anpassungen können ausschließlich von diesem Anbieter vorgenommen werden. I. d. R. ist das recht teuer und/oder dauert sehr lange. Programme wie diese sind wie sie sind und können nicht individualisiert werden. Die damit einhergehende Abhängigkeit vom Anbieter und mögliche Kostensteigerungen sollten bei Ihren Überlegungen und bei Ihrer Entscheidung für oder gegen eine Franchise-Software auf jeden Fall berücksichtigt werden.

Im Vergleich dazu empfiehlt es sich, gerade bei proprietärer Software einen genaueren Blick auf die Leistungsfähigkeit des Anbieter zu werfen. Wie viele Mitarbeiter hat die Firma, wie viele davon sind Programmierer? Wie lange ist die Firma schon auf dem Markt? Gibt es bereits einen Unternehmensnachfolger?

Denken Sie immer daran: Gerade für Sie als Franchisegeber geht es nicht nur um Ihre eigene Existenz, sondern auch um die Ihrer Franchisepartner. Deshalb sollte man sich im Vorfeld unbedingt die Frage stellen, ob die Software, für die man sich heute entscheidet auch noch in 20 Jahren eingesetzt werden wird.

Bei einer freien Software ist der Quellcode offen. Sie ist i. d. R. kostenfrei. Weltweite Gemeinschaften von Programmierern entwickeln diese Software kontinuierlich weiter. Für sie gilt das demokratische Selbstverständnis, dass Software für alle zugänglich und veränderbar sein sollte. So basieren weltweit rund die Hälfte aller Internetseiten auf der freien Content-Management Software (CMS) Wordpress und 11 % auf der freien Software Joomla (siehe Wikipedia). Es gibt also – nicht nur wie bei einer proprietären Software – den einen Anbieter, der die Software aktualisieren und verändern kann, sondern weltweit zahlreiche Internetagenturen, die sich häufig auf eines der freien Software Programme spezialisiert haben. Wer also auf eine Lösung mit einer freien Software setzt, findet im Zweifelsfall immer auch noch eine zweite oder dritte Agentur in seiner Nähe – sollte die Zusammenarbeit mit dem ersten Anbieter, aus welchem Grunde auch immer, nicht funktionieren wie erwartet.

Franchisegeber können ihre Software natürlich auch auf einer dieser freien Software aufbauen lassen. Gerade bei einer steigenden Anzahl von Nutzern kann dies erhebliche Lizenzgebühren sparen. Das heißt aber nicht, dass die freie Software nichts kostet, denn sie muss zunächst einmal speziell für die eigenen Zwecke entwickelt und angepasst werden. Das kostet i. d. R. Stunden- bzw. Tagessätze bei den entsprechenden Internetagenturen. Diese Kosten lassen sich jedoch einigermaßen gut vorab kalkulieren. Darüber hinaus kann man auch jederzeit die individuelle Anpassung stoppen und mit der Entwicklung eines weiteren Moduls warten, bis man dafür wieder die notwendigen finanziellen Mittel hat. Letztlich bekommt man auf diese Art eine auf die individuellen Bedürfnisse angepasste Software, die sich durch ihre Quelloffenheit aber gleichzeitig auch leichter in die bestehende Software-Landschaft integrieren lässt.

Die FranchiseMacher unterstützen Franchisesysteme mit verschiedenen Tools und Software-Lösungen, u. a. mit einem Franchise-Handbuch sowie einem Online-Gebiets-Manager für die Definition und Verwaltung von Vertragsgebieten (einmaliger Kaufpreis, keine Lizenzgebühren). Diese Werkzeuge basieren beide auf dem freien Redaktionssystem Joomla, das als Open Source System lizenzfrei ist und sich unbegrenzt erweitern lässt. Joomla ist mit dem Focus auf Online Gemeinschaften entwickelt worden. Das bedeutet für Sie, dass alle Inhalte und Rechte flexibel für verschiedene Benutzergruppen freigegeben werden können.

5. Anforderungen an eine Franchise-Software

Diese können im Wesentlichen fünf Bereichen zugeordnet werden:

1. Know-How-Transfer: Franchisepartnern und Mitarbeiten werden mit der Franchise-Software alle Informationen, Anleitungen und Dokumente zur Verfügung gestellt. Diese werden zudem laufend aktualisiert und ergänzt.
2. Kommunikation zwischen Franchisegeber und Franchisenehmer: Ihre Franchise-Software ermöglicht und unterstützt eine positive und beziehungsstärkende Kommunikation zwischen Ihnen als Franchisegeber und Ihren Franchisepartnern und umgekehrt.
3. Kommunikation zwischen Franchisenehmern: Die Software bietet zudem eine praktisch nutzbare Plattform für den erfolgsorientierten und gegenseitigen Austausch zwischen Ihren Franchisepartnern.
4. Controlling für den Franchisegeber: Als Franchisegeber können Sie mithilfe Ihrer Franchise-Software regelmäßig Kennziffern über die Geschäftsentwicklung eines jeden Standorts erhalten. So können Sie Ihr eigenes Franchisesystem überhaupt erst erfolgreich steuern und es als „bewährt“ bezeichnen. Auch besondere Abweichungen werden Ihnen automatisch in der Software angezeigt. So wissen Sie immer, wann und wo ggfs. Handlungsbedarf besteht bzw. wann Ihr Eingreifen als Franchisegeber erforderlich ist.
5. Controlling für den Franchisepartner: Die dem Franchisegeber vorliegenden Zahlen werden auch jedem Franchisepartner zur Verfügung gestellt, mit deren Einverständnis entweder 1:1 oder als Ausschnitte oder Durchschnittszahlen. So wird der Franchisenehmer befähigt, seine eigene Geschäftsentwicklung im Vergleich zu den Standorten seiner Franchisenehmer-Kollegen zu analysieren und selbst besser zu planen. Nebenbei ist der transparente Umgang mit Betriebsergebnissen ein wichtiger und auch Spaß bringender Wettbewerbsmotor innerhalb Ihres Franchisesystems. Gleichzeitig kann es den Austausch unter Ihren Franchisepartnern fördern: So können weniger erfolgreiche Partner Tipps und Tricks bei erfolgreicheren Partnern direkt einholen und nachfragen.

6. Fazit von den FranchiseMachern

Software-Lösungen haben inzwischen einen großen und wichtigen Platz im Franchise eingenommen. Bei vielen Anbietern sind die Verkäufer der Software-Lösungen allerdings häufig extreme und detailverliebte Technik-Fans. Gerade deshalb ist es nach unserer Erfahrung so wichtig, sich vorab genaue Gedanken zu den Anforderungen an Ihre Software-Lösung zu machen. Je besser Sie wissen, was Sie brauchen und was nicht, desto besser können Sie mit dem jeweiligen Anbieter auf Augenhöhe kommunizieren und so die richtige Software-Lösung für Ihr System finden.

Denken Sie immer daran, dass jede Software – ganz gleich, für welche Sie sich entscheiden – die tägliche Arbeit unterstützen und erleichtern sollte. Nicht mehr und nicht weniger. Sie spart darüber hinaus wertvolle Zeit: für wichtige persönliche Gespräche und die strategische Arbeit an Ihrem Unternehmen – also diejenigen Dinge, die uns als Mensch und Unternehmer zu 100 % fordern und begeistern. Keine Software kann uns diese wichtigen Aufgaben abnehmen, weil jede Software letztlich nur ein Werkzeug, ein Mittel zum Zweck, aber nie das Ziel selbst sein kann.

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