Vor-Ort-Besuche bei Franchisepartnern sind doch Zeitverschwendung! Im Digitalisierungszeitalter hören wir das häufig. Trotzdem bleibt der persönliche Kontakt zwischen Franchisegeber und Franchisepartner ein wichtiger Baustein in einer gelungenen Beziehung. In jungen Franchisesystemen obliegt diese Aufgabe in der Regel dem Inhaber und Gründer selbst. In reiferen Systemen übernehmen meistens angestellte Partnermanager, Franchisepartner-Betreuer, Field Manager, Operations Manager ... diese wichtige Aufgabe.

Stellen Sie sich vor: Sie stellen einen gut ausgebildeten Mitarbeiter ein. Er soll Ihre Franchisepartner regelmäßig vor Ort besuchen. Sie glauben, dies fördert die erfolgreiche Entwicklung Ihres Franchisesystems. Sie geben dem Mitarbeiter einen Firmenwagen, ein Smartphone, ein Tablet und alles was er braucht, um möglichst effizient zu arbeiten... und dann ist ihm nicht klar, was er mit dem Franchisepartner vor Ort besprechen soll: Seine Kundenliste? Die Geschäftsentwicklung der letzten Monate? Die Einführung eines neuen Tools? Das Die-Gebühren-sind-zu-hoch-Klagelied sich anhören? Die Personalsituation analysieren? Einfach mal wieder eine Store-Check-Liste ausfüllen? Oder noch besser: Ihr neuer Mitarbeiter spult den Termin bei Ihrem Franchisepartner schnell runter und nutzt die frei werdende Zeit endlich mal dafür, in Ruhe einen Latte Macchiato zu trinken? Ist Ihnen eigentlich klar, was Ihr Partnermanager tun und was er lassen soll?

1. Vorbereitung

  • Im allerbesten Fall haben Sie einen Coaching-Auftrag vom zu besuchenden Franchisepartner.
  • Melden Sie Ihren Besuch an und legen Sie gemeinsam die Agenda für den Partnerbesuch fest. Welche Punkte sind Ihnen wichtig, welche dem Partner?
  • Sprechen Sie Ihr Zeitfenster ab.
  • Wo treffen Sie sich?

2. Der erste Eindruck

  • Bereiten Sie sich auch mental auf den Besuch bei Ihrem Franchisepartner vor.
  • Seien Sie freundlich. Lächeln Sie.
  • Üben Sie nicht gleich Kritik (das gilt auch für den Franchisepartner).
  • Nutzen Sie die ersten Minuten, um einen „Rapport“ aufzubauen. Die schmutzigen Ecken, Mitarbeiter in Freizeitkleidung, nicht CI-entsprechende Flyer … können warten.

3. Erwartungshaltungen und Ziele abstimmen

  • Was erwarten beide Seiten von dem Besuch?
  • Was wollen Sie unbedingt geklärt haben?
  • Was wäre Ihr minimales Besuchsergebnis, mit dem Sie zufrieden wären?
 
Die Punkte 1. – 3. sind überaus wichtig für ein gutes Ergebnis Ihres Partnerbesuches! Vorbereitung ist alles! 

 

Wie Ihr Franchise­partnerbesuch erfolgreich wird

7 Punkte für den
professionellen Vor-Ort-Termin

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4. Zum Wesentlichen kommen

  • Arbeiten Sie die gemeinsam festgelegten Agendapunkte ab.
  • Wir starten mit den (vermeintlich) schwierigen Themen.
  • Immer positiv enden!!!

5. Zusammenfassung

  • Was wurde besprochen?
  • Was wurde vereinbart?
  • Was wurde erreicht?
  • Fassen Sie die wichtigsten Ergebnisse am Ende noch einmal zusammen. Nicht nur zum besseren Verständnis, auch zur Zufriedenheit auf beiden Seiten.

6. Positiver Abschluß

  • Versuchen Sie mit einer guten Stimmung zu enden.
  • Damit legen Sie den Grundstein für Ihren nächsten Besuch.
  • Beenden Sie aktiv den Besuch (halten Sie sich an die vereinbarten Zeiten)!

7. Schriftliche Festlegungen

  • Halten Sie alles Besprochene schriftlich fest.
  • Lassen Sie die Ergebnisse Ihres Partnerbesuches allen Beteiligten und Verantwortlichen zukommen.
  • Legen Sie Ihr „Protokoll“ elektronisch oder offline in dem entsprechenden Partner-Ordner ab.

Tipps:
  • Erstellen Sie das Ergebnisprotokoll am besten gemeinsam.
  • Versuchen sie die Rollen zu tauschen.
  • In schwierigen persönlichen Konflikten sollten neutrale Dritte mit einbezogen werden.
  • Klare Erwartungshaltung und Zielsetzung einfordern.
  • Halten Sie regelmäßig Kontakt.
  • Schriftliches Follow-Up erstellen.
  • Immer in der Zeit bleiben.
No Gos:

Partnermanager

  • Unangemeldet und ohne Grund beim Partner ankommen,
  • Einfach mit Mitarbeitern des Partners reden,
  • Ergebnisfestlegungen ohne Absprache im nachhinein ändern,
  • Schlecht über Kollegen in der Systemzentrale sprechen,
  • Telefonieren, Emails checken während des Besuchs,
  • Zu kameradschaftlich,
  • Versprechen nicht halten,
  • Besuch zu lang, locker, ziellos.

Franchisepartner

  • Den Partnermanager warten lassen,
  • Den Partnermanager für die Fehler des Franchisegebers verantwortlich machen,
  • Sich beschweren über alles was schlecht läuft ohne klare Vorstellungen über Veränderungen seinerseits,
  • Druck machen,
  • Zu kameradschaftlich,
  • Wichtige Infos zurück halten,
  • Versprechen nicht einhalten.
    Noch mehr Know-How zum Thema "Partnermanagement"

RT PartnermanagementWas ist ein Partnermanager im Franchising?

Was bedeutet eigentlich Franchisepartner-Management?

Workshop: "Franchisepartner optimal betreuen"

 


The 7 most important points for effective local partner management

Visiting franchise partners on the spot is a waste of time! In the age of digitalization, we hear that a lot. Nevertheless, the personal contact between franchisor and franchise partner remains an important building block in a successful relationship. In young franchise systems, this role is usually the responsibility of the owner and founder. In more mature systems, it is usually the employed partner managers, franchise partner advisors, field managers, operations managers ... who take on this important task.

Imagine that: You are hiring a well-trained employee. He should visit your franchise partners regularly on location. You believe that this will promote the successful development of your franchise system. You give the employee a company car, a smartphone, a tablet and everything he needs to work as efficiently as possible... and then he doesn't know what to discuss with the local franchise partner: His customer list? The business development of the last few months? The introduction of a new tool? The-fees-are-to-high-a lament? Analyse the personnel situation? Just fill out a store check list again? Or even better: Your new employee quickly rewinds the appointment with your franchise partner and finally uses the free time to drink a latte macchiato in peace? Do you know what your partner manager should do and what he shouldn't do?

 

1. Preparation

  • In the very best case you have a coaching order from the franchisee to be visited.
  • Register your visit and set the agenda for the partner visit together. Which points are important to you and which to the partner?
  • Speak off your time window.
  • Where do you meet?

2. The first impression

  • Also prepare mentally for the visit to your franchise partner.
  • Be friendly. Smile.
  • Do not criticize immediately (this also applies to the franchisees).
  • Use the first few minutes to build up a "report". The dirty corners, employees in casual clothes, flyers that don't correspond to the CI ... can wait.

3. Align expectations and goals

  • What do both sides expect from the visit?
  • What do you absolutely want to have clarified?
  • What would your minimum visit result be if you were satisfied with it?

 The points 1 - 3 are extremely important for a good result of your partner visit! Preparation is everything! 

 

4. The essential points are

  • Work together on the agenda items you have defined.
  • We start with the (supposedly) difficult topics.
  • Always end positively!!

5. Summery

  • What was discussed?
  • What was agreed?
  • What was achieved?
  • Summarize the most important results at the end. Not only for better understanding, but also for satisfaction on both sides.

6. Positive finish

  • Try to end up in a good mood.
  • This will lay the basis for your next visit.
  • Actively end the visit (stick to the agreed times)!

7. Documentary specifications

  • Keep a written record of everything you've discussed.
  • Send the results of your partner visit to all those involved and responsible.
  • File your "minutes" electronically or offline in the corresponding partner folder.
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Tips & Advice:
  • It is best to create the result protocol together.
  • Try to swap roles.
  • In difficult personal conflicts, neutral third parties should be involved.
  • Demand clear expectations and objectives.
  • Keep in regular contact.
  • Create a written follow-up.
  • Always stay in time.
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No Gos:

Fieldmanager

  • Arrive unannounced and without reason at the partner,
  • Just talk to the partner's staff,
  • Change result fixings afterwards without agreement,
  • Talking badly about colleagues in the system headquarters,
  • Telephoning, checking emails during the visit,
  • Too comradely,
  • I can't keep my promise,
  • Visit too long, loose, aimless.

Franchisee

  • Keep the field manager waiting
  • Make the fieldr manager responsible for the failures of the franchisor,
  • Complaining about everything that goes badly without clear ideas about changes on his part,
  • Put some pressure on it,
  • Too comradely,
  • Withhold important information,
  • I'm afraid I won't keep my promise.